Atenção: As instruções a seguir consideram que o chefe de setor esteja com sua função corretamente cadastrada no SUAP(incluindo setor da função) e que ele e os demais servidores estejam com o cadastro de setor SUAP correto.

Inicialmente, o chefe de setor é o único com permissão para criar documentos pelo seu setor. Porém, ele também pode delegar esta tarefa para outros servidores, sejam eles do seu setor ou de outros setores.

Quando o chefe do setor for removido, ele automaticamente perde esta função. De maneira similar, quando um novo chefe assume, desde que ele não esteja substituindo, ele automaticamente recebe as permissões para criar documentos pelo setor e para gerenciar as permissões de criação de documentos do setor.

Para gerenciar as permissões do seu setor, você deve seguir os seguintes passos:

1. Acesse o SUAP e faça o login no sistema.
   
2. Após realizar o login com sucesso no SUAP, localize o menu lateral Administração e clique nos submenus Documentos Eletrônicos > Gerenciamento de Permissões (conforme imagem ao lado). O sistema irá abrir a tela de gerenciamento com a aba de Documentos Eletrônicos ativa e o setor de sua função de chefia selecionado (ver imagem abaixo).
3. Para permitir que todos os servidores de um determinado setor possam acessar documentos pelo seu setor, você deve informar a sigla daquele setor no campo Gerenciar Permissões de Documentos Eletrônicos com Setores. É possível informar mais de um setor.
4. Para permitir que um servidor específico possa acessar documentos pelo seu setor, você deve digitar a matrícula (ou CPF para prestadores de serviços) do servidor no campo Gerenciar Permissões de Documentos Eletrônicos com Servidores e Prestadores de Serviço. É possível informar mais de um servidor.
5. Nos passos 3 e 4, você ainda pode diferenciar se a permissão concedida será para somente leitura ou para edição(criação) e leitura de documentos do seu setor, indicando no campo correspondente.
6. Para concluir, você deve clicar no botão Enviar.

Neste momento, os servidores dos setores informados ou os servidores específicos poderão elaborar documentos pelo seu setor.

Os servidores podem consultar a permissão recebida clicando menu lateral Administração > Documentos Eletrônicos > Minhas Permissões.

Definindo as permissões para os setores filhos na hierarquia do seu setor

É permitido que um chefe de setor conceda permissão para elaboração de documentos nos setores abaixo do seu setor na hierarquia de setores. Esta opção é útil quando os setores abaixo na hierarquia não possui chefe definido. O gerenciamento de permissões nos setores filhos deve ser acessado de maneira diferente do que foi explicado acima. Você deve executar os seguinte passos:

1. Acesse o SUAP e faça o login no sistema.
2. Após realizar o login com sucesso no SUAP, localize o menu lateral Gestão de Pessoas e clique no menu Setores.
3. Localize o setor através dos filtros de busca e acesse o mesmo clicando no botão em formato de Lupa.
4. Na tela com informações sobre o setor, você deve clicar no botão Gerenciamento de Permissões de Processos e Documentos Eletrônicos, localizado no canto superior direito.
5. Executar os mesmos passos 3, 4, 5 e 6 para o gerenciamento de permissões do seu setor original, conforme demonstrado anteriormente.

Para mais informações sobre o módulo Documentos Eletrônicos, você pode acessar o tutorial do módulo, clicando neste link.

Observações Importantes

• Na permissão para elaborar documentos também estará incluída a permissão para visualizar documentos restritos do seu setor.
• Para incluir a permissão de somente visualizar documentos restritos do seu setor (sem a possibilidade de criar documentos), utilize os campos 'Setores que podem ler' e 'Servidores que podem ler' nos passos 4 e 5, respectivamente.
• Todos os servidores terão acesso aos documentos Públicos do seu setor que estiverem Finalizados, independente da autorização do chefe do setor.
• Enquanto um documento não estiver Finalizado, somente os servidores que tem permissão de visualização no seu setor poderão visualizar este documento, independentemente se o documento for Público ou não.
• Não é possível cadastrar permissões para servidores terceirizados, apenas servidores com matrícula SIAPE.