Para quem chega e vê de longe não tem noção de como é organizar uma documentação. No primeiro momento é preciso fazer um diagnóstico e depois traçar metas de trabalho. E é justamente nesse sentido que os arquivistas Alex Silva e Edezilda Sales estão trabalhando na organização da massa documental dos Órgãos Colegiados do IFPB: Conselho Superior (CONSUPER), Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão (CEPE) e Colégio de Dirigentes (CODIR ).

A missão foi dada para que todo o acervo seja trabalhado no sentido de identificar o que é produzido, como é armazenado e qual a destinação final dos documentos. Uma tarefa que precisa de muita atenção e técnica específica. “Nós trabalhamos para que a informação seja disponibilizada de forma rápida e com transparência para atender ao nosso usuário”, frisou a arquivista Edezilda Sales.  Já Alexsandro Silva destacou que “é preciso ter um olhar clínico em cada documento, pois levamos em conta desde o ano que foi produzido até a função e finalidade dele”.

O Consuper é órgão máximo do IFPB e tem caráter consultivo e deliberativo. É formado por 43 membros e tem como presidente o reitor Nicácio Lopes.

 Já o Cepe é um órgão consultivo e propositivo que trata principalmente das politicas de ensino, sendo composto por 17 membros e tem como presidente a pró-reitora de Ensino, Mary Roberta Marinho. A Pró-reitora ressaltou que essa organização está sendo realizada de acordo com os princípios arquivísticos e com a legislação vigente, refletindo diretamente na recuperação da informação para o usuário.  

A diretora de Apoio aos Órgãos Colegiados, Jamilly Anízio, frisou que o setor necessitava dessa organização e só poderia ser feita com profissionais da área, pois são eles que têm o conhecimento técnico para desempenhar o trabalho específico. “É um trabalho belíssimo e já estamos vendo resultados”, concluiu.

A conclusão dos trabalhos nos Arquivos dos Órgãos Colegiados deve ser feita até o primeiro semestre de 2018.

DGCom - com informações da Pró-Reitoria de Ensino