Como elaborar um documento eletrônico

por Ivan Medeiros Jr publicado 06/10/2017 10h39, última modificação 18/12/2018 17h04
Descreve como o gestor (chefe de setor) poderá elaborar um documento eletrônico

Para elaborar documentos, os servidores precisão de permissão para criar documentos por um determinado setor. Os gestores (chefes de setor), automaticamente, já possuem esta permissão associada ao setor que ele é chefe. Os demais servidores necessitam que o chefe do setor conceda a permissão para editar documentos pelo setor.

A elaboração de documentos digitais no SUAP deve ser realizada com os seguintes passos:

  1. Acesse o SUAP e faça o login no sistema.
  2. Após realizar o login com sucesso no SUAP, localize o menu lateral Administração e clique nos submenus Documentos Eletrônicos > Documentos.
  3. Na tela de listagem de documentos, clique no botão de Adicionar Documento de Texto, localizado no canto superior direito.
  4. Preencha o formulário de cadastro de documento, com os campos abaixo e clique no botão Salvar:
    * Tipo de Documento (Memorando, Ofício, etc.)
    * Modelo de Documento de Texto (baseado no tipo de documento)
    Nível de Acesso (Público, Restrito, Sigiloso)
    Setor Dono (É necessária a permissão para criar documentos pelo setor)
    Assunto
    Classificação (definida de acordo com o tipo de documento)
  5. Após cadastrar o documento, clique no botão Editar para modificar o conteúdo/corpo do Rascunho do documento. Quando concluir a edição, clique no botão Salvar e Visualizar para voltar para a visualização do documento.
  6. Com o conteúdo do documento definido e conferido, você deve clicar no botão Concluir para habilitar a assinatura do documento.
  7. Quando o documento estiver Concluído, clique no botão Assinar e na opção Com Senha.
  8. No primeiro passo para a assinatura do documento, é necessário informar o número e ano do documento e clicar no botão para Definir Identificador. No segundo passo para a assinatura do documento, é necessário selecionar o perfil, digitar a sua senha de acesso ao SUAP e clicar no botão Assinar Documento.
  9. Para concluir a elaboração do documento, você deve clicar no botão Finalizar Documento.

 

Neste momento, o documento estará pronto para ser utilizado, visualizado e/ou compartilhado pelos servidores da Instituição.

Para mais informações sobre o módulo Documentos Eletrônicos, você pode acessar o tutorial do módulo, clicando neste link.

Observações Importantes

  • O editor de texto do documento exibe a mensagem de Salvo Automaticamente a cada 15 segundos. Esta funcionalidade garante que se, por algum motivo, você atualizar a página, o conteúdo escrito não será perdido. Porém, se o navegador for finalizado ou equipamento for desligado, o conteúdo 'salvo' será perdido.
  • Durante a edição/formatação de documentos extensos, sugerimos que você clique, periodicamente, no botão Salvar do editor de texto. Esta ação garante que o conteúdo presente no documento seja enviado e gravado no servidor de dados do sistema. Diferentemente da situação exposta na observação anterior, o conteúdo salvo estará preservado caso você encerre o navegador ou desligue o equipamento.
  • Após a assinatura, o documento não poderá mais ser editado nem apagado.
  • O documento somente estará pronto para uso ao final do passo 9.