Coordenação de Memória e Arquivo da Reitoria desenvolve sistema para consulta de portarias

A ferramenta digital irá facilitar a busca de documentos para o RSC-TAE

Servidores da CMA: José Canuto e Suellen Galdino

Uma ferramenta de armazenamento e busca de arquivos é o fruto do trabalho de 8 meses da equipe da Coordenação de Memória e Arquivos (CMA) da Reitoria do IFPB.

E ela é de extrema relevância para os técnicos-administrativos do Instituto Federal da Paraíba e também para ex-servidores da instituição, que aguardam ansiosamente a sanção presidencial da lei que institui o Reconhecimento de Saberes e Competências (RSC) dos Técnicos-Administrativos em Educação.

O Arquivista José Canuto e a Técnica em Arquivo Suellen Galdino digitalizaram mais de 23,5 mil portarias que existiam exclusivamente no formato físico e constavam nos Boletins de Serviço do período de 1999 a 2016. Nesses boletins, havia documentos expedidos pelo Gabinete da Diretoria Geral (CEFET), pelo Gabinete da Reitoria e pela Pró-Reitoria de Administração e Finanças.

Após essa etapa, a equipe da CMA contou com o apoio do Técnico de T.I. Pedro Henrique, lotado na Diretoria Geral de Tecnologia da Informação (DGTI/IFPB), e disponibilizou o Sistema Portarias IFPB.

"O sistema foi criado pensando que boa parte das demandas do RSC vão ser comprovadas através de portaria. Como a gente tinha um acervo de Boletins de Serviço lá na CMA que não estariam no SUAP, por serem de um período anterior a 2018, a gente resolveu digitalizar esse acervo", explica Canuto. Ainda segundo o arquivista, essa é uma iniciativa inédita na Rede Federal de Ensino.

Como o sistema funciona

Após digitalizadas as portarias, o sistema permitiu que fossem identificados os CPFs que constavam na maioria desses documentos e os anonimizou, ou seja, removeu dados sensíveis de modo a proteger a privacidade dos servidores.

A etapa seguinte foi a individualização dos boletins em portarias e a renomeação automática de acordo com a numeração da portaria, tudo feito de forma automatizada.

Para a disponibilização do material tratado, a equipe contou com a ajuda de Pedro Henrique, que adaptou o Paperless-ngx, um sistema de gerenciamento de documentos de código aberto, para o armazenamento das portarias. Ele permite a aplicação de filtros, facilitando a busca por nome do servidor e por tipo de documento, por exemplo. O uso de etiquetas também é uma funcionalidade que colabora na identificação dos arquivos de maior relevância.

O acesso ao sistema é feito através do e-mail institucional, utilizando a opção “Conecte-se com o Google”, e está disponível para servidoras e servidores de todas as unidades do IFPB.

No caso de servidores que se desligaram do IFPB ou que mudaram de cargo, o acesso ao Sistema Portarias IFPB pode ser solicitado por meio de um processo eletrônico, encaminhado à CMA-RE.

Acesso aos documentos funcionais

Estão à disposição para consulta processual das servidoras e servidores também o Assentamento Funcional Digital (AFD) no SouGov e o próprio sistema Suap (para documentos emitidos exclusivamente de forma digital, a partir de 2018).

De forma presencial, é possível consultar também a pasta funcional física, que fica arquivada na unidade de Gestão de Pessoas à qual o servidor for ligado. O acesso à pasta é feito exclusivamente no ambiente do setor de gestão de pessoas e pela pessoa à qual a pasta pertence.

Suellen Galdino lembra que, “no caso de servidores que se desligaram do IFPB por vacância ou posse em outro cargo, as pastas físicas estão na CMA, mas a nossa equipe já inseriu boa parte dessa documentação no AFD dos ex-servidores”. 

Em várias frentes, o Instituto Federal da Paraíba tem colaborado para que o RSC-TAE seja uma realidade o mais breve possível para seus servidores e servidoras.